Zoekproblemen bij bedrijven

Van VBI8 Wiki Over Search

[bewerk] Inleiding

Een groot probleem bij bedrijven is vaak dat er een grote hoeveelheid documenten is, waardoor de medewerkers hier geen wijs meer uit kunnen. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat veel documenten meerdere keren (op verschillende plaatsen) op worden geslagen. Wanneer iemand bijvoorbeeld een bijlage mailt naar een collega, staat deze al in twee mailboxen (bij de ene in verzonden items en bij de andere in het postvak in), vaak wordt vervolgens deze bijlage nog op de harde schijf of het netwerk opgeslagen en af en toe dan ook nog op een USB-stick of thuis. Wanneer zo’n document naar vele medewerkers tegelijk wordt gestuurd, gebeurt dit allemaal nog veel vaker. Daardoor kan het gebeuren dat exact hetzelfde document soms wel honderd keer opgeslagen is, terwijl dat zeker niet noodzakelijk is.

[bewerk] Oplossingen

Wanneer er een goede zoekfunctie binnen het bedrijf aanwezig is, weet men dat het niet nodig is om alles ook nog ergens anders op te slaan (voor de zekerheid). Je kunt het namelijk gemakkelijk terugvinden met behulp van de zoekmachine. Daarentegen is zo’n zoekfunctie vaak niet eenvoudig en daardoor duur in aanschaf en is het de vraag of een bedrijf daarin wil investeren. Daarbij moet in overweging worden genomen of het goedkoper is om medewerkers langer te laten zoeken naar documenten en om de capaciteit van de ICT-systemen uit te breiden om alle documenten aan te kunnen dan om de investering van zo’n zoekmachine te doen.

Bedrijven (zeker de grotere) hebben over het algemeen problemen om de kennis en kwaliteiten van al hun werknemers in het oog te houden. Het is heel gecompliceerd om werknemers naar de juiste benodigde informatie op het internet te kunnen brengen, daarom zou social bookmarking hierbij ondersteuning kunnen bieden.

Het is voor bedrijven niet gemakkelijk om over te stappen naar een (nieuw) zoeksysteem, omdat vooral het indexeren (en dus het 'aan de praat krijgen') van zo’n systeem erg veel tijd (en geld) vergt. Daarom is het vaak een te grote stap en te grote investering voor bedrijven om zo’n traject in te gaan. Dit heeft tot gevolg dat medewerkers er (soms) langer over doen om hun gewenste documenten te vinden.

[bewerk] Externe informatie

Naamvariaties zoeken en vinden
Auteur	Frans Vandenbosch
URL	http://groups.google.nl/group/nl.comp/browse_frm/thread/59fbdee2e121d437/a97dcbb1b76a93f1?lnk=st&q=problemen+met+zoeken+en+vinden&rnum=6&hl=nl#a97dcbb1b76a93f1
Formaat	WWW	Taal	Nederlands	Datum aanmaak	22-12-1997	Datum wijziging	24-12-1997
Trefwoorden	Problemen met zoeken; zoeksysteem
Motivatie	Deze reactie is van iemand die meer dan 100.000 bestanden heeft opgeslagen en daarvoor een goede zoekfunctionaliteit wil hebben, omdat het probleem altijd is geweest om documenten terug te vinden. Op deze vraag wordt door een aantal mensen antwoord gegeven. Over het algemeen staan in dit document dus een aantal oorzaken van het probleem dat bedrijven moeilijk documenten kunnen zoeken en terugvinden.